Kỳ 1: Những điểm khác nhau về tiêu đề, Quốc hiệu, tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu

1. Tiêu đề, Quốc hiệu và tiêu ngữ

Đối với văn bản của Đảng, tiêu đề là: “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM”, in đậm, cỡ chữ 15, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Đối với văn bản khối Nhà nước, các thành phần này bao gồm Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Quốc hiệu là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”. Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Tiêu ngữ là: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và ở liền phía dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
“Tiêu” trong tiêu ngữ là mục tiêu, “ngữ” trong tiêu ngữ là một nhóm, một đoạn. Một nhóm, đoạn mục tiêu của Nhà nước Việt Nam đó là: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. Đây là sự kế thừa của Hồ Chí Minh từ tư tưởng Tam Dân của Tôn Trung Sơn: Dân tộc độc lập, dân quyền tự do, dân sinh hạnh phúc.

2. Tên cơ quan ban hành văn bản 

Đối với văn bản khối Đảng, Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Ghi chính xác, đầy đủ tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành lập của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng có thẩm quyền.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan ban hành văn bản là 01 dòng thì in đậm, 02 dòng thì dòng trên không in đậm, dòng dưới in đậm, cỡ chữ 14, Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản.

Đối với văn bản hành chính Nhà nước, tên cơ quan ban hành văn bản là tên của cơ quan hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản căn cứ theo quy định của pháp luật. Tên cơ quan ban hành văn bản phải là tên gọi chính thức và phải được ghi đầy đủ.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan ban hành văn bản là 01 dòng thì in đậm, 02 dòng thì dòng trên không in đậm, dòng dưới in đậm. Cỡ chữ 13, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt ở giữa, cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ:

3. Số, ký hiệu văn bản

Đối với văn bản Đảng: Theo Quyết định số 66-QĐ/TW, ngày 6-2-2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, hiện nay khối Đảng có 33 loại văn bản bao gồm 25 thể loại văn bản và 08 loại văn bản, giấy tờ hành chính.

Ký hiệu của văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong số 33 thể loại văn bản nói trên, có một số thể loại văn bản có chữ cái đầu giống nhau, đó là: Quy định và quyết định; chỉ thị và chương trình, thông tri và tở trình. Vì vậy, để phân biệt, ký hiệu thể loại văn bản dược quy định như sau: Quyết định (QĐ), Quy định (QĐi), Chỉ thị (CT), chương trình (CTr), thông tri (TT), tờ trình (TTr).

Riêng công văn khối Đảng có chữ viết tắt tên loại văn bản là “CV”.

Số và ký hiệu của văn bản khối Đảng được trình bày như sau: Số thứ tự của văn bản - tên viết tắt của loại văn bản/ tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản, thứ tự sắp xếp này được viết liền nhau, không cách chữ. Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” không có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Giữa số, ký hiệu văn bản và tên viết tắt của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng có dấu gạch ngang (-); giữa ký hiệu văn bản và tên viết tắt cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng có dấu gạch chéo (/), không cách chữ.

Đối với văn bản hành chính Nhà nước: Số, ký hiệu của văn bản gồm: số thứ tự, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản (trừ công văn, sẽ trình bày bên dưới).

Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Ký hiệu của văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản phải được quy định cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng quy định.

Số, ký hiệu của văn bản hành chính Nhà nước được trình bày, sắp xếp theo thứ tự như sau: Số thứ tự của văn bản/tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản, thứ tự sắp xếp này được viết liền nhau, không cách chữ. Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

Ví dụ:

Ghi chú:

Đối với công văn, khối Đảng quy định ký hiệu của công văn là “CV”. Tuy nhiên, đối với khối Nhà nước, văn bản hành chính Nhà nước được phân chia thành 02 loại là văn bản hành chính thông thường có tên loại, bao gồm tất cả các văn bản hành chính Nhà nước (trừ công văn) và văn bản hành chính thông thường không có tên loại, đó là công văn. Vì vậy, văn bản hành chính Nhà nước không có ký hiệu loại văn bản công văn, tức không có ký hiệu là “CV”.

Cả công văn khối Đảng và khối Nhà nước đều phải có trích yếu.

Trích yếu của công văn khối Đảng cỡ chữ 12, in nghiêng, canh giữa, đặt dưới số và ký hiệu.

Trích yếu của công văn khối Nhà nước cỡ chữ 12 hoặc 13, in thường, canh giữa, đặt dưới số và ký hiệu.

Ví dụ:

            Từ ví dụ trên cho thấy, đối với công văn khối Đảng, cách trình bày là lượt là: số - CV/chữ viết tắt cấp ủy, tổ chức Đảng có thẩm quyền ban hành văn bản.

            Đối với công văn khối Nhà nước, cách trình bày lần lượt là: số:…/tên viết tắt của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản-tên viết tắt của bộ phận soạn thảo văn bản. Đối với công văn nêu trên, có thể thấy, đó là công văn của Sở Kế hoạch Đầu tư do bộ phận văn phòng sở soạn thảo.

Ví dụ về trích yếu công văn khối Đảng và công văn khối Nhà nước:

    Trên đây là những điểm khác nhau về thể thức giữa văn bản khối Đảng và văn bản hành chính Nhà nước về tiêu đề, Quốc hiệu, tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu.                                                                                

                                                                                          Vũ Trung Kiên