Những điểm khác nhau về thể thức văn bản khối Đảng và văn bản hành chính Nhà nước

Những điểm khác nhau về thể thức đề ký, nơi nhận văn bản

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền và nơi nhận văn bản của khối Đảng và văn bản hành chính nhà nước cũng có những điểm khác nhau cần chú ý. Các điểm khác nhau đó là:

1. Về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Đối với văn bản Đảng: Đối với văn bản của đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp ủy, ủy ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hội đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M). Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban..., các đơn vị được thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký đề ký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).

Đối với văn bản được ban thường vụ cấp ủy hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp ủy quyền: Đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).

Đối với văn bản chánh văn phòng ký thừa lệnh:

T/L BAN THƯỜNG VỤ

CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

                                                                                                                                           Họ và tên

Đối với văn bản phó chánh văn phòng ký thừa lệnh:

T/L BAN THƯỜNG VỤ

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

                                                                                                                                            Họ và tên

          Ghi chú: Nếu thể thức đề ký trình bày 01 dòng thì in đậm, nếu trình bày 02 dòng thì dòng trên in đậm, dòng dưới không đậm.

Đối với văn bản Nhà nước: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

Như vậy, đối với trường hợp ký thừa lệnh của văn bản khối Nhà nước, chỉ chánh văn phòng mới được thừa lệnh. Quy định này rõ ràng khó thực hiện trong thực tế bởi có đơn vị không có chánh văn phòng hoặc chánh văn phòng đi học, đi công tác dài hạn. Vì vậy, đa phần các văn bản khối Nhà nước hiện nay vẫn do phó chánh văn phòng ký thay chánh văn phòng trong các văn bản thừa lệnh.

Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

Ghi chú: Thể thức đề ký trình bày 01 dòng hay 02 dòng cũng đều in đậm.

          2. Nơi nhận văn bản

          2.1. Nơi nhận chung tất cả các loại văn bản khối Đảng và khối Nhà nước (trừ công văn)

          Nơi nhận văn bản khối Đảng viết chữ thường, không đậm, cỡ chữ 14 và có dấu gạch chân. Riêng văn bản khối Nhà nước cỡ chữ 12, in đậm, nghiêng.  

2.2. Nơi nhận đối với công văn, bao gồm cả khối Đảng và khối Nhà nước

Công văn có 02 nơi nhận, một nơi nhận chung giống tất cả các văn bản khác và một nơi nhận ở đầu văn bản.

Đối với văn bản Đảng: Từ “kính gửi” cỡ chữ 14, in nghiêng, không in đậm và không có dấu gạch chân. Nếu nơi nhận được trình bày 01 dòng hay nhiều dòng thì cũng bắt đầu từ nơi kính gửi.

Đối với văn bản khối Nhà nước: Nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Hiện nay, mỗi thể loại văn bản có những quy định riêng về thể thức. Văn bản của Đảng sử dụng Hướng dẫn số 36-HD/VPTW hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng (từ đây gọi tắt là Hướng dẫn số 36). Văn bản khối Nhà nước (văn bản hành chính) thực hiện theo Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản Quy phạm pháp luật thể thức trình bày thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Nghị định số: 34/2016/NĐ-CP, ngày 14 tháng 5 năm 2016 “Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật”. Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thực hiện theo Quyết định số: 2260/QĐ-MTTW-BTT, ngày 05 tháng 11 năm 2018 của Ban Thường trực MTTQ Việt Nam “về việc ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp”. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có quy định về thể thức văn bản của Đoàn quy định trong Hướng dẫn số: 29-HD/TWĐTN-VP, ngày 29 tháng 10 năm 2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn. Riêng văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội, văn bản của các đoàn thể xã hội khác, văn bản của các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thì thực hiện theo Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Trên đây chỉ là một số điểm khác nhau giữa thể thức văn bản khối Đảng và văn bản hành chính nhà nước. Nhận biết những điểm khác nhau sẽ giúp cho việc soạn thảo và ban hành văn bản chuẩn xác không những về nội dung mà cả thể thức

Vũ Trung Kiên